מדיניות פרטיות

1. מבוא

שלום רב, מדיניות פרטיות זו ("המדיניות") מסדירה את אופן איסוף, שימוש, החזקה, עיבוד, שיתוף ואבטחת המידע אישי של החניכים באמצעות אפליקציית ‎CHECKMATE‎ ("האפליקציה").

האפליקציה נוצרה על ידי רועי אלפי ("המפעיל") ומיועדת לשמש כלי ניהולי ובטיחותי עבור מסגרות חינוכיות, תנועות נוער, מוסדות קהילתיים ופעילויות חברתיות.

בשימוש באפליקציה המשתמש מצהיר בזאת כי (א) הינו הורה / אפוטרופוס חוקי אחר / מדריך של החניך / משתמש רלוונטי אחר (ב) הינו מוסמך משפטית למסור מידע אישי ו/או מידע רפואי הנוגע לחניך, להסכים לעיבודו, לשיתופו עם צוות ההדרכה הרלוונטי ולניהולו בהתאם למדיניות זו (ג) הסכמה זו ניתנה מרצון חופשי, מדעת, ולאחר שניתנה לו האפשרות לעיין במדיניות זו במלואה.

2. מטרותיה העיקריות של האפליקציה הן:

• אפשרות לקבל מידע בזמן אמת על הגעת החניך לפעולה, פעילות, טיול, מפגש או כל אירוע חינוכי אחר.
• מתן שקיפות לגבי סטטוס נוכחות, פרטי הפעילות, שעת התחלה ותוכן הפעילות.
• שיפור בטיחות ורווחת החניכים באמצעות גישה מבוקרת למידע הנחוץ למדריכים עצמם (כגון מידע רפואי רלוונטי).
• ניהול תפעולי המאפשר למדריכים ולצוות הרלוונטי לסמן נוכחות, לצפות בפרטי חניכים ולנהל את הפעילות באופן יעיל.
• ריכוז, עיבוד והנגשה של מידע הנוגע לחניכים ולפעילויות לצורך שיפור תהליכי הניהול, התפעול וקבלת ההחלטות על-ידי צוות ההדרכה.

האפליקציה אינה משמשת ככלי פרסום, אינה מאפשרת פרופיל ציבורי של החניכים ואינה עושה שימוש במידע לצרכים מסחריים.

האפליקציה אינה מיועדת לשימוש עצמי של חניכים/קטינים. השימוש מיועד להורים, אפוטרופוסים אחרים, צוותי הדרכה ומשתמשים רלוונטיים אחרים בלבד.

האפליקציה עשויה לבקש הרשאות להפעלת שירותי התראות (Notifications) לצורך קבלת עדכונים על נוכחות, שינויים בלו״ז ופעילויות. מעצם השימוש באפליקציה ואישור מדיניות זו הנכם מסכימים לקבל התראות ועדכונים הנוגעים לנוכחות החניך, שינויים בלוח הזמנים, הודעות מערכת, עדכוני פעילות, אירועים וטיולים.

התראות אלו אינן מהוות דבר פרסומת כמשמעותו בחוק הספאם.

כאמור, סימון האישור מהווה הצהרה כי קראת, הבנת והסכמת לכל הוראות המדיניות, לרבות מתן הסכמה מפורשת לעיבוד מידע אישי ומידע רגיש הנוגע לחניך 'הפרטי' שלך ("החניך").

3. מהו סוג המידע הנאסף?

3.1 מידע שמסופק ישירות על ידי המשתמש / מושב, מועצה, עירייה, מוסד חינוכי, גוף קהילתי וכדומה שקיבל את המידע ועדכן אותו באפליקציה הכולל:

• שם מלא של ילד/חניך והורה
• מספר תעודת זהות
• תאריך לידה
• כתובת, טלפון, דוא״ל
• השיוך למסגרת/שבט/כיתה/קבוצה
• מידע המועבר בטופס הרשמה או דפי מידע ייעודיים.
• מידע רפואי ורגיש (ככל ונמסר) הכולל נתונים על: אלרגיות, מגבלות רפואיות, מחלות כרוניות, תרופות וכדומה.
• מידע הנדרש לצורך שמירה על בטיחות ובריאות במסגרת הפעילות

אין כל חובה חוקית למסור את המידע – אך ייתכן שהיעדר מידע ימנע השתתפות מסוימת של החניך בפעילויות מסוימות.

3.2 מידע טכני –

האפליקציה עשויה לעשות שימוש במנגנוני מדידה וניתוח (Analytics) לשם תפעול ושיפור השירות. המידע הנאסף הוא טכני ואינו מזהה אישית מעבר למה שנדרש לשימוש באפליקציה.

4. מטרות השימוש במידע

המידע ייאסף, יוחזק ויעובד לצורך:

• רישום וניהול פרטי החניך במסגרת הפעילות.
• הצגת סטטוס נוכחות בזמן אמת.
• ניהול רשימות חניכים ופעילויות על-ידי צוות ההדרכה.
• עדכון על פעילויות, טיולים, שינויים ותקלות.
• שמירה על בטיחות ובריאות החניך בהתאם למידע שנמסר על-ידכם.
• תפעול ותחזוקה של האפליקציה ושיפור השירות.
• טיפול בפניות, תמיכה ומתן מענה.

המידע לא ישמש לפרסום, שיווק או מכירה מסחרית.

הגישה למידע תתאפשר אך ורק למדריכים, אנשי צוות, מנהלי הפעילות ולגורמים מטעם המסגרת הרלוונטית אשר זקוקים למידע לצורך ביצוע תפקידם ולשמירה על בטיחות ורווחת החניכים ("עקרון הצורך לדעת"). לא תינתן גישה למידע למי שאינו מורשה.

אין לעשות שימוש באפליקציה באופן העלול לפגוע בפרטיותם של חניכים אחרים, לעשות שימוש במידע בניגוד לדין, לנסות לקבל גישה שאינה מורשית למידע באפליקציה, או להעתיק, לשכפל, להפיץ או לשמור מידע על חניכים אחרים.

המפעיל מספק כלי טכנולוגי בלבד ואינו אחראי על אופן קיום הפעילות, בטיחות החניכים, פיקוח בשטח, תקינות הנהלים או כל פעולה המבוצעת על ידי מוסד חינוכי, תנועת נוער, מדריכים או רשות מקומית. האחריות המקצועית, החינוכית והבטיחותית מוטלת עליהם בלבד.

5. הבסיס החוקי לעיבוד מידע

עיבוד המידע נעשה בהתאם לדין הישראלי ובהתבסס על:

• הסכמתכם המפורשת
• אינטרס לגיטימי חינוכי/תפעולי
• חובה או סמכות על-פי דין

6. מסירת מידע לצדדים שלישיים

המידע עשוי להימסר ל:

• מדריכים, אנשי צוות ומנהלי הפעילות
• ספקי שירותי אחסון, ענן, תקשורת ותוכנה
• גופים ציבוריים, רשויות אכיפה או בתי משפט — על-פי צו/חוק

כל צד שלישי יידרש לעמוד בהתחייבויות לסודיות ואבטחת מידע בהתאם לחוק.

מדריכים ואנשי צוות בעלי הרשאה לגשת למידע אישי מתחייבים לשמור על סודיות המידע, להשתמש בו אך ורק למטרות התפעוליות של המסגרת הרלוונטית, ולא לשכפל, להעביר, להפיץ, לשמור או לעשות כל שימוש נוסף במידע. כל שימוש לא מורשה במידע, לרבות מסירה לצדדים שלישיים ללא הרשאה, מהווה הפרת מדיניות זו ועלול להוביל לנקיטת צעדים מתאימים מול הגורם המפר.

7. אבטחת מידע

המפעיל מיישם אמצעי אבטחה פיזיים, טכנולוגיים וארגוניים בהתאם לחוק הגנת הפרטיות, תקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע״ז-2017, עם זאת, לא ניתן להבטיח חסינות מוחלטת מפני חדירה, גניבה או תקלה.

המידע עשוי להישמר בשרתי ענן של ספקים חיצוניים כגון AWS / Firebase / ו/או ספק אחר לפי בחירת המפעיל. שירותים אלו פועלים לפי מדיניות האבטחה העצמאית שלהם. המפעיל אינו אחראי לתקלות, כשלים או אירועים הנובעים ממערכות צד שלישי.

8. שמירת מידע

ניתן לבקש מחיקת מידע אישי או מידע רפואי בכל עת. בתוך 30 ימי עסקים מהגשת הבקשה יפעל המפעיל למחיקת המידע, למעט מידע שהמפעיל נדרש לשמור לפי דין או לצורך הגנה משפטית.

במקרה של עזיבת החניך את המסגרת החינוכית, המפעיל יפעל למחיקת מידע שאינו נדרש עוד, תוך שמירה על מידע תיעודי כנדרש בחוק.

האפליקציה מתעדת באופן אוטומטי פעולות מסוימות, לרבות כניסות, גישה למידע אישי או רפואי, סימון נוכחות ושינויים ברשומות. תיעוד זה נדרש לצרכי אבטחת מידע, הגנה משפטית ושמירה על שלמות המידע. רישומי הלוגים יישמרו בהתאם לדרישות הדין ולצרכים תפעוליים.

בקשות ייעשו באמצעות כפתור "צור קשר" ויטופלו תוך זמן סביר.

9. העברת מידע מחוץ לישראל

ככל שתבוצע העברה כזו, היא תיעשה בהתאם להוראות הדין ובהגנות חוזיות מתאימות.

10. הגבלת אחריות

10.1 האפליקציה מסופקת לשימושכם כמות שהיא (AS IS) וללא כל התחייבות, מצג או אחריות מכל סוג, בין אם מפורשת, משתמעת או סטטוטורית.

10.2 המפעיל נוקט באמצעי אבטחה סבירים ומקובלים בהתאם לדין לצורך שמירה על המידע אולם האפליקציה חשופה מטבעה למתקפת סייבר, חדירה בלתי מורשית למידע, תקיפת צדדים שלישיים או כשל טכנולוגי והמפעיל אינו אחראי לכל נזק שייגרם עקב החשיפה הנ"ל, שימוש באפליקציה, הסתמכות על מידע המוצג בה, שיבושים טכנולוגיים, טעויות בהזנת נתונים על ידי מדריכים, אנשי צוות, מוסדות חינוכיים, או משתמשים אחרים.

10.3 המפעיל אינו מתחייב כי האפליקציה תפעל ללא הפרעות, ללא שגיאות, ללא תקלות תקשורת, או כי המידע המוצג בה יהיה מדויק, מלא או עדכני בכל עת. כל מידע הנוגע לנוכחות, פעילויות, לוחות זמנים, עדכונים ותכנים אחרים כפוף לשינויים בידי הגורמים החינוכיים ובידי צוותי ההדרכה, ואין לראות בו מידע מחייב.

10.4 האפליקציה משמשת כלי טכנולוגי בלבד. אחריות לנכונות, דיוק, עדכניות והשלמות של מידע המוזן על-ידי מדריכים, אנשי צוות, מוסדות חינוך או רשות מקומית — חלה על הגורם שהזין את המידע, ולא על המפעיל. המפעיל אינו אחראי לטעויות, חוסר דיוק או השמטת נתונים מצד הגורמים המשתמשים במערכת.

11. שינויים במדיניות

המפעיל רשאי לעדכן את המדיניות מעת לעת. פרסום הגרסה המעודכנת ייחשב כהודעה על השינוי. המשך שימוש מהווה הסכמה לגרסה המעודכנת.

12. יצירת קשר

לכל בקשה, שאלה, פנייה או בקשת מימוש זכויות פרטיות:

רועי אלפי

‎דוא״ל: checkmate.attendance@gmail.com

טלפון: ‎052-4513737